社會責任管理體系應該是一個文件化的體系。社會責任管理體系文件是公司為了實施社會責任管理而編寫的，系統(tǒng)化的和規(guī)范化的所有文件的總稱。建立管理體系的過程就是公司結合自身性質和特點，將標準要求轉化為具體的社會責任管理體系文件的過程。按照標準建立的體系文件是公司實施社會責任管理的規(guī)范。

參照ISO10013《質量手冊編寫指南》附錄A的描述，社會責任管理體系的文件結構也可分為三個層次，即：

（1） 管理手冊（A層次）

（2） 程序文件（B層次）

（3） 作業(yè)指導書和記錄（C層次）

它們的關系如下所示。各層次的社會責任體系文件應與第一層次的社會責任手冊內容對應一致。各公司可以根據(jù)自身的規(guī)模大小和實際情況劃分體系文件的層次，不一定都需要三個層次。

管理手冊（A層次）：根據(jù)SA8000標準和規(guī)定的SA8000管理方針、目標來描述SA8000體系；

程序文件（B層次）：描述實施體系要素所涉及的各個職能部門的活動；

作業(yè)文件（C層次）：詳細的工作文件（表格、報告、作業(yè)文件，作業(yè)指導書、記錄等）。

SA8000標準并沒有明確要求公司編寫社會責任管理手冊，公司可以根據(jù)自身特點和需要編寫管理手冊。對于社會責任管理基礎比較薄弱的公司，單獨編寫社會責任管理手冊有利于突出重點，強化社會責任管理，等到公司社會責任管理走上正軌后，逐步同其它管理體系整合在一起，實現(xiàn)多種管理體系的一體化。

由于社會責任管理體系文件的多層次性，在編寫體系文件時應注意以下幾個問題：

1.1 系統(tǒng)性

體系文件反映了公司社會責任管理的特征，對與社會責任相關活動的技術、管理和人員等因素的控制作出了規(guī)定。體系文件的各層次間，文件與文件之間應做到層次清楚、接口明確、結構合理、協(xié)調有序。在編寫社會責任管理體系文件時，各層次文件應涉及社會責任管理體系一個邏輯上獨立的部分，應從公司社會責任管理體系的整體出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調進行。

1.2 權威性

體系文件是公司實施社會責任管理和保證社會責任因素得到控制的行為準則，體系文件應遵循SA8000標準要求、國家有關法律法規(guī)及其他的要求。社會責任管理體系文件經(jīng)公司最高管理者批準發(fā)布后，就成為公司必須執(zhí)行的內部法規(guī)性文件，是指導公司一切活動的行為規(guī)范和實施審核的依據(jù)之一。

1.3 見證性

社會責任管理體系文件可以作為客觀證據(jù)以向公司管理者、向利益相關者、向第三方認證機構證實公司社會責任管理體系的運行情況。例如，對內部審核或外部審核來說，社會責任管理體系程序文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：

（1） 社會責任因素已被識別、重要性已經(jīng)評價；

（2） 有關活動的程序已被確定并得到批準；

（3） 有關活動處于全面監(jiān)督之下；

（4） 程序文件更改處于受控狀態(tài)。

1.4 適用性

社會責任管理體系文件應充分反映出公司活動的特點、公司規(guī)模、社會責任因素的類別、技術水平以及人員素質等因素。社會責任問題同時也是一個發(fā)展的問題，隨著科學技術的進步、法律法規(guī)要求的強化，社會責任管理體系也反映出動態(tài)特性。為了達到持續(xù)改進的目的，確保體系的持續(xù)適宜性、充分性和有效性，必須充分考慮到社會責任管理體系需要不斷跟蹤法律法規(guī)要求及企業(yè)發(fā)展帶來的新變化。

1.5 符合性

社會責任管理體系文件內容應符合標準的要求，充分體現(xiàn)出"標準要求的要寫到、寫到的要做到、做到的要有效"。草擬的文件應經(jīng)過充分的討論和評審，以具備可操作性，并反映公司社會責任管理活動的客觀需求。

  體系文件編寫的步驟與技巧

2.1 體系文件編寫的步驟

每個公司由于管理水平和人員素質各不相同，編寫體系文件的步驟可能各不相同，一般可以按以下步驟進行。

（1） 根據(jù)公司需要，開展初始評審，識別社會責任因素及重大社會責任因素，制訂重大社會責任因素清單，編寫社會責任初始評審報告。

（2） 根據(jù)社會責任政策、重大社會責任因素及技術經(jīng)濟可行性，確定目標、指標和管理方案。

（3） 根據(jù)SA8000標準要求編寫程序，其中標有*的為標準要求的程序。

a) 法律法規(guī)及其他要求獲取和更新程序；

b) 管理評審程序；

c) 員工培訓程序；

d) *對內對外溝通程序；

e) 文件記錄管理程序；

f) 應急反應與準備程序；

g) 運行監(jiān)督程序；

h) 不符合項、補救及糾正行動管理程序；

i) 內部審核程序；

j) *童工救濟行動程序；

k) *童工和未成年工教育程序；

l) *安全衛(wèi)生管理體系；

m) 危害識別、風險評價與風險控制程序；

n) *供應商控制程序。

（4） 策劃運行控制程序和作業(yè)指導書。應注意，為了確保重大社會責任因素，特別是重大安全衛(wèi)生因素受到控制，避免發(fā)生重大勞動糾紛，減少工傷事故和職業(yè)病，應對每一個重大社會責任因素建立適當?shù)墓芾矸桨负瓦\行控制程序。

（5） 將上述各程序規(guī)定的部門職責，經(jīng)補充完善后，提煉到管理手冊相應的條款中。

（6） 將上述各程序規(guī)定的主要內容，提綱摯領地提煉到管理手冊對應的要素中。

（7） 最后編寫沒有程序支持的管理手冊中的要素，此部分應寫得詳細一些。

2.2 體系文件編寫的技巧

編寫社會責任管理體系文件可以按以下六條主線分頭編寫，一條線一個小組，每一條線中的手冊、程序和作業(yè)指導書乃至記錄格式都包含在內，這樣可以避免前后重復和矛盾。

（１） 第一條線：童工和未成年工

（２） 第二條線：強迫勞動、歧視和懲罰性措施

（３） 第三條線：工作時間和工資報酬

（４） 第四條線：安全衛(wèi)生

（５） 第五條線：結社自由和集體談判權

（６） 第六條線：管理體系及供應商控制

編寫社會責任管理體系文件也可采取如下的編寫方式：

（1） 自上而下依序展開方式。即按政策、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和記錄的順序編寫，這樣有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且可能需要反復修改。

（2） 自下而上的編寫方式。即按基礎性作業(yè)文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這種方法適用于管理基礎較好的公司，若如無總體規(guī)劃容易出現(xiàn)混亂。

（3） 從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式。即先編寫程序文件，再編寫管理手冊和基礎性作業(yè)文件。從分析活動、確定活動程序開始，將SA8000標準要求與公司實際緊密結合，可縮短文件編寫時間。